Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

TWServices is verwerkingsverantwoordelijke voor Paarse Boekje en beslist waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

2. Welke gegevens verwerken we?

Account- en toegangsgegevens

Naam, emailadres, verificatiestatus, laatste login, huishoudlidmaatschappen, uitnodigingen, interfacevoorkeuren en, wanneer je bewust Google-login kiest, het Google-subject-ID.

Huishoudadministratie

Namen van huishoudens, potjes, eigenaren, saldi, mutaties, terugkerende posten, omschrijvingen en wijzigingsgeschiedenis die huishoudleden invoeren. Deze huishoudgegevens kunnen voor andere bevoegde leden van hetzelfde huishouden zichtbaar zijn.

Beveiligings- en operationele gegevens

Gehashte eenmalige tokens, gepseudonimiseerde sleutels voor gebruikslimieten, verzoek- en beveiligingslogs, metadata over emailbezorging en wijzigingslogs.

Boekiegegevens

Alleen wanneer Boekie voor jouw account beschikbaar is en jij de functie gebruikt: je chattekst, relevante resultaten uit het huishouden waartoe je bevoegd bent, aanvraag-ID's van de dienstverlener en een beperkt lokaal interactielog. Voor gratis accounts staat Boekie op de server standaard uit.

3. Waarom en op welke grondslag?

• Uitvoering van de overeenkomst: toegang tot je account, huishoudfuncties, samenwerking, operationele email, support en door jou gevraagde Boekiefunctionaliteit.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie, probleemonderzoek, controleerbaarheid en betrouwbare werking. We wegen dit belang af tegen jouw privacyrechten.
• Wettelijke verplichting: gegevens die we moeten bewaren voor belasting-, administratie-, consumenten- of geschilplichten wanneer betaalde verkoop begint.
• Toestemming: alleen voor mogelijke latere, optionele analyse of marketing. Zulke verwerking is nu niet actief en toestemming kan altijd zonder terugwerkende kracht worden ingetrokken.

4. Met wie delen we gegevens?

Persoonsgegevens worden niet verkocht. Alleen TWServices en partijen die nodig zijn om de dienst te leveren krijgen passende, beperkte toegang:

• Hosting-, database-, datacenter- en netwerkinfrastructuur binnen de EU, onder beheer van TWServices. We noemen hier de categorie; leveranciers en technische inrichting staan in het interne verwerkingsregister.
• Google Workspace voor het verzenden van transactionele email, onder de Google Workspace Data Processing Amendment.
• Google OAuth wanneer je bewust Google-login kiest. Paarse Boekje ontvangt dan het Google-subject-ID, je geverifieerd emailadres, naam en hosted-domainclaim die nodig zijn om het ingestelde Workspace-account te controleren. Magic-linklogin blijft beschikbaar zonder deze doorverwijzing. Op Google's inlogpagina verwerkt Google gegevens volgens eigen voorwaarden.
• OpenAI Ireland Ltd. alleen wanneer een gebruiker met recht op Boekie de functie actief gebruikt. Het verzoek wordt beperkt tot de chat en bevoegde context die nodig zijn voor het antwoord.
• Bevoegde autoriteiten of adviseurs wanneer de wet dat eist of wanneer dit nodig is om een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

5. Doorgifte buiten de EER

De gekozen productie-infrastructuur blijft binnen de EU. Google of diens subverwerkers kunnen gegevens verwerken waar zij vestigingen hebben. De toepasselijke verwerkersvoorwaarden gebruiken waar mogelijk een adequaatheidsbesluit en anders de Europese standaardcontractbepalingen. Voor OpenAI Ireland Ltd. gelden de API-overeenkomst en Data Processing Addendum voor een klant in de EER, met een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen voor verdere doorgifte buiten de EER. Vraag via support@paarseboekje.nl om meer informatie of een kopie van toepasselijke waarborgen.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Loginlinks verlopen na 15 minuten en verificatielinks na 24 uur. Authenticatie weigert een token direct bij het verlopen. Het verlopen record wordt daarna asynchroon door automatische achtergrondopruiming verwijderd; afwijzing en fysieke verwijdering vinden dus niet altijd op hetzelfde moment plaats.
• Uitnodigingen verlopen na 7 dagen. Email- en tokengegevens van niet-aanvaarde of ingetrokken uitnodigingen komen uiterlijk 30 dagen na verloop of intrekking voor verwijdering of onomkeerbare anonimisering in aanmerking. Bij een aanvaarde uitnodiging komen die velden uiterlijk 30 dagen na aanvaarding voor onomkeerbare vervanging in aanmerking. Deze handelingen vinden plaats in de volgende geslaagde dagelijkse opschoonronde. De stabiele identificatie van de uitnodiging en minimale actor-, huishoud-, status- en tijdgegevens kunnen blijven zolang dat nodig is om toegangswijzigingen en lidmaatschappen te bewijzen.
• Gepseudonimiseerde gebruikslimietgegevens verlopen na hun ingestelde venster, nu 15 minuten.
• Account-, lidmaatschaps-, huishoud-, financiële en controlegegevens blijven bewaard zolang dat nodig is voor het account of gedeelde huishouden. Een geldige verwijderingsvraag handelen we binnen één maand af, tenzij we tijdig een wettelijke verlenging melden. Gegevens van een gedeeld huishouden kunnen voor andere leden nodig blijven; waar passend minimaliseren we de identiteit van een vertrokken gebruiker.
• Boekie-interactiemetadata, waaronder een vraagfragment en aanvraag-ID, komt na 90 dagen voor verwijdering in aanmerking en verdwijnt bij de volgende geslaagde dagelijkse opschoonronde. Chatberichten in sessionStorage verdwijnen met de tabsessie of eerder wanneer je de chat wist.
• Herleidbare applicatie- en beveiligingslogs bewaren we maximaal 30 dagen. Versleutelde productieback-ups rouleren eveneens binnen maximaal 30 dagen uit. Na herstel blijft een geldige verwijderingsvraag van toepassing.
• Toekomstige facturen en betaaladministratie bewaren we voor de wettelijke Nederlandse belasting- en administratieperiode, momenteel in het algemeen 7 jaar.

7. Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover de wet dat in jouw situatie geeft, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongeldig maakt. Stuur je verzoek naar support@paarseboekje.nl. We mogen eerst je identiteit controleren om gegevens niet aan de verkeerde persoon te geven of te wijzigen en reageren in beginsel binnen één maand.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het graag eerst als je denkt dat we je vraag kunnen oplossen, maar dat is geen voorwaarde voor een klacht bij de toezichthouder.

8. Geautomatiseerde beslissingen

Paarse Boekje gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou. Boekie geeft ondersteunende tekst en neemt geen beslissingen over toegang, geld of rechten.

9. Beveiliging

We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beperkte toegangsrechten, beveiligde verbindingen, eenmalige en gehashte toegangstokens, logging, back-ups en updates. Maatregelen worden aangepast aan risico, stand van de techniek en kosten. Bescherm zelf ook je emailaccount en meld een vermoeden van misbruik via support@paarseboekje.nl.

10. Lokale opslag, analyse en wijzigingen

Lees de cookieverklaring voor gebruikte cookies en vergelijkbare lokale opslag. Google Analytics wordt niet geladen en er is geen actieve analyse- of marketingverwerking. Voordat we optionele analyse, marketing, premiumbetaling of een nieuwe verwerker inschakelen, werken we de gegevensinventaris en deze verklaringen bij en vragen we waar nodig vooraf toestemming.